PETUNJUK PEMBAYARAN UNTUK MELAKSANAKAN KEGIATAN PERTEMUAN TB

1. Paket Pertemuan

Hal ini mencakup 3 komponen :

1. Biaya sewa tempat /aula,

2. Biaya sewa akomodasi /kamar dan

3. Biaya konsumsi.

Jika dilihat dari jenis transaksinya terdapat dua kemungkinan dengan hotel atau bukan dengan hotel (bapelkes dsb). Pemilihan hotel mengacu pada 3 penawaran.

Untuk hotel bukti standar yang digunakan ;

     Bukti utama : Tanda terima pembayaran

     · Bukti pendukung : Tagihan yang menyebutkan rincian

     · Didalam SPPD ditandatangani panitia dan menggunakan cap Hotel tersebut.

     · Daftar kamar dan nama peserta

     Daftar hadir yang menyebutkan nama tempat, tanggal kegiatan,nama lengkap peserta,alamat lengkap peserta, nomor telpon,tanda tangan peserta dan notulensi pertemuan.

b.   Transportasi regional peserta

· Bukti utama : Tanda terima berupa kwitansi pembayaran

· Bukti pendukung : Tiket resmi dari agen perjalanan yang ada dilengkapi dengan cap dari masing-masing tempat berangkat.

c.      Honor untuk pertemuan

· Bukti utama  : Tanda terima pembayaran berupa kwitansi lengkap dengan penerima dan tandatangan.

· Bukti pendukung : Biodata setiap narasumber dan fasilitator serta daftar hadir juga SPPD dan Surat Tugas yang dilengkapi dengan bahan / materi yang disampaikan

d.     Perlengkapan pertemuan

· ATK : bukti utama berupa kwitansi dan tagihan standar dari toko yang diberi materai apabila lebih dari Rp 250.000 (materai 3000) dan diatas Rp 1.000.000 (materai 6000)

· Fotocopy : bukti utama kwitansi dan tagiahan standar dengan melampirkan satu lembar / eksemplar materi yang difotocopy.

· Dokumentasi : Bukti utama kwitansi dan tagihan standar dengan melampirkan beberapa hasil cetak fhoto dari kegiatan tersebut.

e.      Perdiem

· Perdiem dibayarkan sesuai dengan jadwal yang sudah ditentukan,

· Bukti pendukung berupa Surat Tugas, SPPD  dari masing – masing instansi yang menugaskan peserta tersebut

· Perdiem dibayarkan kepada peserta, narasumber dan panitia yang sudah menandatangani daftar hadir sesuai dengan pelaksanaan kegiatan

f.      Dokumen-dokumen pendukung pertemuan

v Kerangka acuan

v Surat – surat :

Ø  Pemanggilan peserta

Ø  Pemanggilan narasumber pusat dan local dengan menyebutkan nama narasumber / fasilitator.

v Apabila ke hotel, surat pelaksanaan kegiatan dan apabila dibapelkes surat pinjam aula

v Membuka dan menutup acara pertemuan

Ø  Lampiran – lampiran yang harus dibawa peserta (konsep, acuan dsb)

v SK panitia, SK fasilitator

v Daftar Hadir

v Hasil fhoto pertemuan

v Hasil pertemuan dan notulensi pertemuan

v Materi – materi narasumber

v Kwitansi – kwitansi pembayaran yang dilengkapi dengan nama penerima dan disetujui ketua panitia dan Bendahara pertemuan tersebut